Czy mogę wysłać newsletter bez zgody? Marketing e-mailowy a prawo w Polsce

W dobie intensywnego e-mail marketingu wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: czy muszę mieć zgodę na wysłanie oferty handlowej? Odpowiedź brzmi: tak – i nie. Wszystko zależy od tego, co dokładnie wysyłasz, komu i w jakiej formie. W tym artykule wyjaśniamy, kiedy zgoda jest konieczna, jakie przepisy regulują wysyłkę newsletterów i co grozi za ich naruszenie.


Kiedy e-mail staje się informacją handlową?

Nie każdy e-mail jest “informacją handlową” w rozumieniu prawa. Zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną (art. 2 pkt 2), za informację handlową uznaje się każdą wiadomość, która:

  • promuje towar, usługę, markę lub wizerunek firmy,
  • ma charakter komercyjny (nawet jeśli nie zawiera konkretnej oferty cenowej).

Przykład:

✖️ „Zapisz się na nasz webinar – naucz się zwiększać sprzedaż” → to informacja handlowa.

✔️ „Dziękujemy za zapis i przesyłamy materiał PDF” → to wiadomość systemowa.


Czy potrzebuję zgody na wysyłkę newslettera?

Zależy od tego, czy i co promujesz. W Polsce obowiązują dwa równoległe reżimy prawne:

  1. Zgoda na komunikację elektroniczną – zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną – wymagana na wysyłkę treści marketingowych na e-mail, SMS itp.
  2. Zgoda na użycie telekomunikacyjnego urządzenia końcowego – zgodnie z Prawem telekomunikacyjnym – wymagana na kontakt w celach marketingowych (np. newsletter, telefon, czat)

W praktyce oznacza to, że musisz mieć podwójną zgodę (najczęściej łączoną w jednym checkboxie).


Czy RODO ma coś wspólnego z newsletterem?

Tak, i to bardzo. RODO reguluje przetwarzanie danych osobowych, czyli np. adresu e-mail. Oznacza to, że:

  • musisz posiadać podstawę prawną do przetwarzania danych (najczęściej: zgoda),
  • musisz poinformować użytkownika, kto jest administratorem danych i w jakim celu je przetwarza,
  • użytkownik ma prawo do wglądu, poprawiania, ograniczenia lub usunięcia danych,
  • dane nie mogą być przetwarzane „na zapas” lub do nieokreślonych celów.

Jak powinna wyglądać zgoda na newsletter?

Aby była zgodna z prawem, zgoda musi być:

  • dobrowolna – nie może być warunkiem zakupu lub pobrania pliku,
  • świadoma – użytkownik musi wiedzieć, na co się zgadza,
  • konkretna – precyzyjnie wskazująca cel przetwarzania,
  • oddzielna – checkbox zgody marketingowej nie może być „zaznaczony z góry”.

Przykładowy zapis:

☑️ Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną informacji handlowych od [nazwa firmy], zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną i Prawem telekomunikacyjnym.


Co grozi za wysyłkę e-maili bez zgody?

Wysłanie wiadomości marketingowej bez ważnej zgody to naruszenie prawa, które może skutkować:

  • karą od Prezesa UODO (za naruszenie RODO) – do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu,
  • karą od UKE (za naruszenie Prawa telekomunikacyjnego) – do 3% przychodu,
  • wpisem na czarne listy (np. CERT, Spamhaus),
  • skargą klienta i utratą reputacji.

Co z newsletterem do firm (B2B)? Czy też trzeba zgodę?

Tak. Choć przepisy są bardziej elastyczne wobec komunikacji B2B, nadal wymagana jest zgoda na kontakt elektroniczny – jeśli wiadomość ma charakter marketingowy.

Warto zebrać ją np. poprzez:

  • formularz zapisu na stronie,
  • checkbox przy rejestracji konta,
  • zgodę podczas rozmowy (np. przez e-mail potwierdzający).

Jak długo mogę przetwarzać dane z newslettera?

Dane osobowe możesz przetwarzać do momentu wycofania zgody lub przez okres uzasadniony celem (np. prowadzeniem newslettera). Po wycofaniu zgody musisz:

  • usunąć dane z listy subskrypcyjnej,
  • przestać wysyłać jakiekolwiek wiadomości marketingowe.

Warto prowadzić rejestr zgód i ich wycofań – w razie kontroli to kluczowy dowód.


Podsumowanie

E-mail marketing to skuteczne narzędzie, ale tylko wtedy, gdy działa zgodnie z prawem. Jeśli prowadzisz newsletter – zadbaj o właściwe zgody, rzetelny regulamin i przejrzystą politykę prywatności. To nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale też budowania zaufania i wizerunku Twojej marki.